DANS is een instituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek en is gevestigd te (2509 AB) Den Haag, Postbus 93067.

De activiteiten van DANS
De activiteiten van DANS bestaan hoofdzakelijk in het digitaal archiveren en ontsluiten c.q. openstellen van onderzoeksgegevens uit de alfa- en gammawetenschappen. Hiertoe sluit DANS (licentie- of gebruikers-)overeenkomsten met personen en/of instellingen die hun onderzoeksgegevens aan DANS beschikbaar willen stellen, dan wel gebruik willen maken van bij DANS gearchiveerde onderzoeksgegevens. DANS archiveert bij haar gedeponeerde datasets conform de specificatie van de licentiegever en brengt in beginsel geen wijzigingen aan in de inhoud van bij haar gedeponeerde datasets. Voor de beschikbaarheid van bepaalde datasets kunnen gebruik(er)srestricties gelden.

Deze gedragscode
Deze gedragscode beschrijft de wijze waarop DANS de persoonsgegevens, waarover zij de beschikking krijgt, verwerkt.

Gehanteerde begrippen
In deze gedragscode wordt verstaan onder:
- Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
- Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding in enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
- Betrokkene: de natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt;
- Dataset: een digitaal gegevensbestand;
- Licentiegever: de natuurlijke persoon of instelling die rechthebbende is tot een dataset en die een (niet-exclusieve) licentieovereenkomst is aangegaan met DANS.
- Gebruiker: de natuurlijke persoon of instelling die gebruik maakt van een dataset van DANS en die een gebruikersovereenkomst is aangegaan met DANS.
- Derden: de natuurlijke persoon, niet zijnde licentiegever of gebruiker.

De verwerking van persoonsgegevens door DANS

- gegevens van de licentiegever
Om de beschikking te krijgen over digitale datasets ten behoeve van archivering en/of openstelling aan derden, sluit DANS(niet-exclusieve) licentie-overeenkomsten met rechthebbenden tot datasets, hierna te noemen: de licentiegever. De persoonsgegevens van de licentiegever zullen door DANS worden geregistreerd en verder worden verwerkt ten behoeve van de afwikkeling van de licentie-overeenkomst alsmede ten behoeve van eigen analyses voor intern gebruik. Bij de gedeponeerde dataset worden (uitsluitend) de naamgegevens en instituutsgegevens van de licentiegever vermeld. Van gebruikers van een dataset wordt verlangd dat zij de gegevens van de licentiegever overnemen in hun publicaties.

- gegevens van de gebruiker
Personen en/of instellingen die toegang wensen tot de digitale datasets gaan met DANS een gebruikersovereenkomst aan en worden door DANS geregistreerd als gebruiker. De persoonsgegevens van de gebruiker zullen door DANS verder worden verwerkt ten behoeve van de afwikkeling van de gebruikersovereenkomst alsmede ten behoeve van eigen analyses voor intern gebruik. Onderdeel van de gebruiksovereenkomst is dat de gebruikshandelingen van de gebruiker, zoals het opvragen, kopiëren of downloaden van een dataset door DANS worden geregistreerd. Andere, bij DANS geregistreerde licentiegevers en gebruikers hebben toegang tot deze registratie via de website van DANS (DANS EASY), tenzij de gebruiker voorafgaand aan de gebruikshandeling(en) via een opt-out heeft aangegeven bezwaar te hebben tegen verdere bekendmaking van deze handeling(en).

- persoonsgegevens van derden
Indien er sprake is van een niet geanonimiseerd onderzoeksbestand en een dataset derhalve persoonsgegevens van derden bevat, zulks op aangeven van de licentiegever, zal de dataset niet vrij via de website van DANS (DANS EASY) toegankelijk worden gemaakt. DANS acht het evenwel in het belang van de wetenschap dat ook deze datasets centraal worden gearchiveerd en dat deze toegankelijk zijn voor andere wetenschappers. Voor niet geanonimiseerde datasets geldt de bijzondere toegangscategorie “Restricted Access”.

Datasets, welke persoonsgegevens bevatten en welke slechts toegankelijk zijn in de toegangscategorie “Restricted Access”, zijn uitsluitend toegankelijk voor statistische en wetenschappelijke doeleinden. Geregistreerde gebruikers zijn verplicht bij het gebruik van de in de vorige zin omschreven datasets de “Gedragscode voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek” van de VSNU in acht te nemen. Van iedere gebruiker wordt verlangd dat deze te allen tijde de vertrouwelijkheid van de gegevens waarborgt.

Voor het toegankelijk maken van datasets welke bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals gegevens omtrent godsdienst, ras, politieke gezindheid, strafrechtelijke gegevens of gezondheid, wordt bovendien vereist dat de licentiegever aantoont dat betrokkenen toestemming hebben verleend voor archivering van hun gegevens en beschikbaarstelling daarvan door DANS voor statistische en wetenschappelijke doeleinden. Indien de licentiegever niet aantoont deze toestemming te hebben verkregen, zal de dataset nog slechts onder zeer strikte voorwaarden toegankelijk zijn, waarbij, overeenkomstig artikel 23 WBP, nadere eisen worden gesteld aan de aard van het wetenschappelijk onderzoek of de statistische verwerking, ten behoeve waarvan gebruik van de dataset noodzakelijk geacht wordt.

Technische voorzieningen
Naar beste vermogen en middelen zorgt DANS voor doeltreffende (technische) voorzieningen, om te voorkomen dat gegevens verloren gaan en/of dat onbevoegde derden toegang zouden kunnen hebben tot bij DANS gedeponeerde datasets.

Bezwaar
Indien een betrokkene, in verband met persoonlijke omstandigheden, bezwaar mocht hebben tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens door DANS, kan de betrokkene dit schriftelijk of via e-mail kenbaar maken aan DANS.
>>>

April 2009 (versie 2.8)

Dit reglement is op 22 april 2009 aangemeld bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de KNAW.